※Pardotは2022年４月７日に製品名「Marketing Cloud Account Engagement」に変更しました。この記事ではPardotのままご案内いたします。
ストレスフル！手動で行うメール業務の煩雑さ
みなさんは、手動でお客様へメール送信業務を行い、「メールを送るのを忘れていた」「送るメールを間違えた」など、下記「担当者」くんと同じような失敗をしたことはないでしょうか。（私はかつてそうでした。）
契約更新などのメール業務なんて業務フロー通りにやればいいんだから、簡単な業務でしょ！
（私も担当するまではそう思っていました。）と思われがちですが、
忙しい時期や、メール送付先が多くなり把握が難しくなると想像以上にストレスフルな業務となります。
メールの送付日の管理や、お客様ごとにメールの内容を書き換えたり、メールを送り忘れようものならお客様にご迷惑をお掛けするのでとても気を使います。（私は寝ている時にメール送信し忘れたことを思い出し、”はっ！”と飛び起きて眠れなくなったことがありました。。。）
今日は、そんなストレスフルなメール業務は自動化したらいいじゃん！というお話です。
Pardotで自動化してみた
Pardotとは
Pardotは、言わずと知れたSalesforce 社のマーケティングオートメーションツール（MA）です。
（Pardotって何？マーケティングオートメーションって何？詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。）
通常Pardotは、Salesforceの顧客情報と連携して、リード（見込み客）を獲得したり、ナーチャリング（育成）をしたり、営業活動で顧客へのフォローアップを目的にご利用いただくことが多いですが、今回はメール業務の自動化に一役買っていただきました！
Pardotで何ができた？
PardotのEngagement Studio機能で、一連のメール業務をすべて自動化しました。
基準日より逆算してメールを自動配信
ご契約のお申込みメールから、ご案内メール、更新〇〇日前になりましたメールも回答期限日からさかのぼって自動配信してくれるので、メールの送付忘れがなくなります。
メール内容も顧客ごとに内容が変更されます
メールテンプレートも顧客情報から差し込み項目を設定し、お客様ひとりひとりに合わせた内容を自動で作成してくれます。
お客様のご回答はPardotフォームを活用して作業効率アップ
これまで担当者がお客様からの返信メールや電話で確認してきた「更新か/ご解約か」の回答は、
お客様自身にPardotフォームを入力していただくことで確認作業を省力化しました。
お客様のフォーム登録があれば、すぐに担当者へ通知が届きます。
お客様の入力したフォームの内容が「ご更新」であれば、「更新ありがとうございます」メールが、
「ご解約」であれば、ご解約のご案内メールがすぐに送付されます。
ランディングページもフォームもPardotでできちゃいます
Pardotを使えば、これまで制作コストが必要だったランディングページもフォームもノンコードで作成することができますよ。（Pardotのフォームについて詳しい情報はこちらをご覧ください）
メール業務フローが変更になった時でも安心、高いメンテナンス性
Engagement Studioなら、メール業務のフローが変更になった場合や、条件が増えた場合、メールテンプレートが変更になった場合でも、すぐに追加、変更することができるので、メンテナンス性もバッチリです！
また、時系列で組まれているので、複雑な業務フローがすっきりまとまり、視覚的にも把握がしやすくなりました！
↓実際のEngagement Studioがこんな感じです。
下記背景がピンクの部分がPardotで自動化した部分です。
これで、もう担当者くんも煩雑なメール業務から解放され、「回答なし」のお客様とのコミュニケーションや、他の業務に注力できるようになりました！お客さまも喜んでいますね！
最後に
担当者くんと同じように、サブスクリプションビジネスや、不動産ビジネス、ライセンスビジネスなど、契約期間が定められ、契約上は自動更新になっているけど、更新前にはお客様のご確認を必要とするビジネスは結構多いと思います。メール送信業務などの自動化できる業務はシステムに任せて、本当に注力をしたい業務に集中していきたいですね。
今回のメール業務の自動化にご興味がある方、Pardot（MA：マーケティングオートメーション）を是非使ってみたいという方は、ぜひ弊社にご相談ください！
弊社は完全リモートワークで北は青森から南は沖縄のメンバーと共に、Salesforceの導入コンサルティングサービスを提供している会社になります。AppExchangeやインテグレーションをはじめ、お客様の要望をお客様専門チームが高い技術力をもって実現いたします。
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