最近、企業の「DX化」が進んでいますが、ADX Consultingではその先駆けとして、社内の各種制度をデジタル化し、業務効率化を図っています。今回は、その取り組みの一環として、社内の「資格報奨金制度」に関するデジタル化をご紹介します。このプロセスを通じて、社内の運用フローがよりスムーズになり、ADX社員のモチベーション向上にも繋がるという新たな価値を提供しています。
TeamSpiritの稟議機能を活用した資格申請の簡素化
まず、ADX Consultingが導入しているのが、TeamSpiritの稟議機能です。これを活用することで、資格報奨金の申請プロセスが大きく変わりました。従来はExcelファイルの社内連携を行っていましたが、管理が煩雑になっていたため、現在資格の申請者は、件名、社員番号、提出日、資格合格日、資格名などの必要情報を入力するだけで、システムが自動で報奨金額を表示し、資格報奨金に関する稟議作成ができるようになりました。
これにより、手作業での記載ミスが減少し、申請者にとっても非常に便利な仕組みとなっています。
申請者が稟議を作成し、承認を求めると、Salesforceの承認プロセスによってフローが動きます。TeamSpiritの承認画面では、社員の名前と共に一目で申請内容を確認できるため、待ち時間を削減し、迅速に次のステップへ進むことができるところもいいですね。
承認後のSlack通知と称賛風土の醸成
さらに注目すべきは、資格報奨金申請が承認された後の流れです。申請が承認されると、Slackを活用して社内のチャンネルに自動通知として送信される仕組みになっています。この通知が社員全員の目に届くことで、社内の称賛風土が育まれています。例えば、資格取得を成し遂げた社員に対する祝福のスタンプや、成果・勉強方法などの共有といったきっかけを作ることができ、事業部全体の士気を高めることができます。
Slackでの通知は単なる事務的な連絡にとどまらず、社員同士の「おめでとう！」や「自分もがんばろう！」というポジティブなフィードバックを促進する場ともなっています。こうしたコミュニケーションが活発化することで、社員同士のつながりが強化され、さらに良い企業文化が生まれるのです。
BacklogSyncを活用した事務作業のDX化
次に紹介するのは、社内承認後の事務作業のDX化です。資格報奨金申請の承認が下りると、次のステップとして営業事務への依頼が発生します。この際、手動で情報を入力するのではなく、弊社プロダクトであるBacklogSyncを利用して申請情報が自動でBacklogに連携される仕組みが構築されています。
申請時に入力した情報（件名、社員番号、資格名など）は、BacklogSyncを通じて自動的にバックオフィスのプロジェクト内課題として登録されます。これにより、申請者はSalesforceから簡単に課題登録を行うことができ、手間が大幅に削減されます。登録された課題と同時に、担当者にはメールでも通知されるため、見逃しのリスクも減らしつつ業務の進捗状況がリアルタイムで追跡可能となっています。
一貫したフローで効率的な進捗管理
最終的に、Backlogに登録された課題の進捗を確認しながら、資格報奨金の振り込み手続きが行われます。こうした一連の流れをADXCプロダクトを中心にしたSaaSツールで効率的に管理することで、業務のデジタル化とともに、社員の生産性が大きく向上することに繋がります。
また、すべてのプロセスがシームレスに連携されているため、担当者も申請者も無駄な手続きや書類作成に追われることなく、スムーズに業務を進めることができます。このように、社内の各ツールが連携し、より効率的に作業が行える仕組みは、まさにDX化の成功例と言えますね。
まとめ
今回ご紹介した資格報奨金制度のデジタル化は、単なる事務作業の効率化にとどまらず、社内文化の改善にも貢献しています。Slackによる社内通知が社員同士の称賛風土を生み出し、さらにTeamSpiritやBacklogSyncなどのツールを駆使することで、社内の業務フロー全体がよりスムーズに、そして効率的に進行するように意識しています。
これからもADX Consultingは、社内のDX化を進めながら、社員が活き活きと働ける環境作りに取り組んでいきます。社員一人ひとりの成果を称賛し、ポジティブな社内文化をさらに育てていくことが、私たちの企業としての大きな目標です。