PlainReportで帳票出力はなんで簡単なの?Excelを上手に使いこなす

みなさん、PlainReportを使って帳票出力をされてますでしょうか?PlainReportは弊社が提供している「SalesforceにExcel帳票出力機能をアドオンできる」サービスとなります。

PlainReportとは?

PlainReportについての簡単な説明としては以下の動画(1分)をご覧ください。

Excel帳票?ってなる方はいらっしゃらないと思いますが、世の中の企業内でExcelはとても親しまれているツールです。特に、関数をいっぱい利用し魔改造Excelと呼ばれるExcelが多いのではないでしょうか?

PlainReportでExcel帳票の出力を見てみましょう

PlainReportでは、Salesforce上のデータをExcelファイルに埋め込んだ形で出力できます。もう少し詳しく知りたい方は以下のご利用ガイド(4分程度)をご覧ください。

PlainReportの特徴とは?

この仕組みの大きな特徴としては以下の2点となります。

・Excelのセル名にオブジェクトのAPI参照名を入力するだけの簡単操作でSalesforce上のデータを埋め込める
・Excel上の関数や書式などの機能を活かした状態で出力できるため、魔改造Excelをそのまま利用できる

上記について、具体的な画面を含めてご紹介します。

1.Excelのセル名にオブジェクトのAPI参照名を入力するだけの簡単操作でSalesforce上のデータを埋め込める

以下のスライドのように出力元となるテンプレートファイルのセル名にオブジェクトのAPI参照名を入れてます。これで、出力したい項目とのマッピングが完了です。

いかがでしょうか?慣れてくるととても簡単です。Excelが得意な方が社内にいらっしゃれば、アイディア次第で様々なことができそうだと感じる方もいらっしゃるかと思います。

ちなみに、弊社はこれを利用してコンサルティングのお客様との議事録を発行しています。議事録の内容はSalesforce上にデータとして管理されているので、検索もできたり、お客様とExperience Cloud上で共有したりと新たな仕組みとして利用できています。

次はもう一つの特徴をご紹介します。

2.Excel上の関数や書式などの機能を活かした状態で出力できるため、魔改造Excelをそのまま利用できる

Salesforce上の帳票を出力するという経験をされた方であれば、以下のようなことって経験したのではないでしょうか?

https://crm.adxc.co.jp/wp-content/themes/force_tcd078/img/common/no_avatar.png

帳票に出力するためだけにオブジェクトにカスタム項目で集計や書式変更するための数式を作った。

私も数年前はVisualforceでPDF帳票を実装させた時に、オブジェクト上で普段は全く使わないカスタム項目を作成し、その項目をPDF帳票に表示させたことがあります。帳票を出力したいだけなのに、普段は使わないカスタム項目を作ることで設計やオブジェクト定義書への修正も発生します。しかも、備考に「画面上では使わない」という理由を記述してもらう始末。。。
※レポートにも似たような名前の項目がいくつか出てくる。。。

PlainReportはそういった経験をしたくなかった思いも入ってます。Excelの関数や書式変更がそのまま使えるんです!!
※実は、最近弊社のプリセールスに教えてもらったのですが、この機能って実はPlainReportしかできない唯一の機能かもしれないそうです。また、調べてみたいところですね。

では、具体的に画面で説明してみましょう。

まずはPlainReportを配置した以下の画面を準備します。画面の赤枠部分がPlainReportとなります。
ユースケースとしては商談Objと商談商品Objの情報から見積Excel帳票を出力します。

出力されたままのExcelファイルを見てみましょう。赤枠内にある合計金額はSalesforceからデータが出力されているのではなく、SUM関数で商談商品Obj(青枠)からExcel上で計算されています。Excelの関数がそのまま使えるので、出力元となるテンプレートを工夫するだけで様々なことができますよね。

書式も後で変更する必要ありません。出力元のテンプレートファイルに書式設定するだけでその情報が反映されます。わざわざ、書式を変えるためにカスタム項目(数式)を作成することは不要となります。

いかがでしょうか?これなら魔改造されたExcelファイルをそのまま利用できますよね。しかも、PlainReportは出力枚数やユーザ数無制限のため、「こんな帳票がちょっと欲しい」などを月額1万円で叶え放題です!!

試してみたい場合はぜひPlainReportのトライアルをお試しいただくか、弊社へお問い合わせをいただければと思います。
下記ボタンからお気軽にご相談くださいませ。
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金本孝泰

金本孝泰

地方をこよなく愛する、異能集団のまとめ役

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