こんにちは！ADX Consultingも出展・セッション登壇を行う「Backlog World 2024」に向けて、前回のコラムに引き続きイベント・製品に関する内容をご紹介します！前回は弊社サービスの「BacklogSyncを実際に社員が使ってみた」というコラムだったので、今回はその「BacklogSync」の導入事例として、実際に支援させていただいたA社様を元に支援内容をご紹介させていただきます！前回のコラムはこちら！
導入に至る背景と課題解決への取り組み
医療サービスを提供しているA社様では、業務の効率化と一元管理を目指し、Salesforceを導入していました。Salesforceは、営業活動や顧客情報の管理において非常に有効ですが、A社様はその先にある、組織全体のオペレーションをさらに最適化したいと考えていました。特に、営業担当者から営業事務への依頼作業の煩雑さが大きな課題となっており、この問題を解決するためのツール導入が急務でした。
加えて、A社様はオペレーションの改善だけでなく、コスト抑制にも注力しており、効率的なシステム構築が求められていました。こうした背景から、SalesforceとBacklogを連携し、業務の効率化を図るBacklogSyncの導入プロジェクトが始まりました。
営業担当者と営業事務の連携における課題
従来、A社様では営業担当者がSalesforceで管理している商談情報をもとに、営業事務へ業務依頼をする際にBacklogに手動で課題を登録していました。この手法にはいくつかの問題点がありました。
まず、手作業で情報を転記するため、時間がかかり、作業が煩雑になってしまいます。毎回同じ作業を繰り返すことで、余分な時間コストを消費していたのです。また、転記ミスのリスクも常に存在し、情報の正確性が保たれない恐れがありました。これらの問題を解消し、Salesforceの情報を元に課題作成が可能となるBacklogSyncが選ばれました。
BacklogSyncが解決した自動化におけるメリット
BacklogSyncは、SalesforceとBacklogを自動的に連携させるツールです。これを導入することにより、Salesforce内の商談情報を基にBacklogに課題を自動的に登録する仕組みを構築することができます。これにより、営業担当者は手動で課題を入力する必要がなくなり、作業が大幅に削減されました。また、転記ミスが防止され、データの正確性が向上しました。BacklogSyncは単なる作業効率化にとどまらず、プロジェクトの進捗管理においても大きな効果を発揮することができるのも特徴です！A社様のプロジェクトでは主に2つの部分で大きく貢献することが出来ました。
プロジェクト横断の進捗管理の実現
SalesforceとBacklogが連携することで、Salesforce上で複数のプロジェクトの進捗状況を一元的に把握できるようになりました。これにより、プロジェクト間でのリソース配分や優先順位の付けが迅速かつ的確に行えるようになり、全体像を簡単に把握することが可能となりました。このように、部門をまたがる業務が効率的に調整できる点は、特に大規模なプロジェクトにおいて重要です。
作業効率の向上による人的リソースの再配置
営業担当者は、Salesforce内でボタン一つでBacklogに課題を作成できるようになりました。これにより、従来のように手動で情報を入力する煩雑な作業が解消され、日常業務の負担が大きく軽減されました。この効率化により、リソースをより重要な業務に集中させることが可能となり、社員一人ひとりが本来の業務に注力できるようになりました。
他社への適用例
BacklogSyncは、A社様のようなケースに限らず、さまざまな業界や企業で効果を発揮しています。特に以下のような課題を抱える企業には非常に有効です。
- ・営業部門から営業事務への作業依頼が発生する場合
Ａ社様のように、営業部門と営業事務部門の間で、Backlogを活用して業務の進捗を管理する際、Salesforceから直接課題を作成できるため、双方の連携がスムーズになります。この機能により、従来のような情報伝達の手間を省き、業務の効率化が期待できます。特に、複数の部門にまたがる業務で効果を発揮します。
- ・プロジェクト横断の状況把握をしたい場合
SalesforceとBacklogのデータを一元化することで、複数のプロジェクトにおける進捗やリソース状況をSalesforce上で簡単に可視化できます。レポートやダッシュボードを活用して、リアルタイムで情報を把握できるため、プロジェクトマネジメントの精度が向上します。これにより、企業全体のリソースの最適配分や、迅速な意思決定が可能になります。
まとめ：BacklogSyncによる業務の最適化と生産性向上
BacklogSyncの導入により、A社様はSalesforceとBacklogをうまく連携させることができ、業務の効率化を実現しました。特に、営業と営業事務部門の間の情報の流れをスムーズにし、全体の業務負担を軽減することができました。これにより、余分な時間コストを削減し、企業の生産性向上に大きく貢献することができました。
BacklogSyncは、複数部門が連携しながら業務を進める企業にとって、非常に強力なツールであり、全社的なオペレーションの効率化とプロジェクトを横断した可視化を支援します。今後も、多くの企業において、BacklogSyncがオペレーション最適化の鍵となるよう、ADX Consultingでも機能をアップデートしていきますのでご期待ください！
次回もお楽しみに！